Versie 2.0 – 19/12/2023
Eurofresh nv (verder “Eurofresh” of “wij”) neemt uw rechten bij gegevensverwerking ernstig. In dit document legt Eurofresh uit hoe het uw persoonsgegevens verzamelt, verwerkt en gebruikt. Ze vormt aldus het algemene beleid van Eurofresh op het vlak van gegevensverwerking.
De verantwoordelijke voor de verwerking is Eurofresh nv, met maatschappelijke zetel en exploitatiezetel te 3950 Bocholt, Dorpsstraat 14 ingeschreven in KBO onder het nummer 0451.065.539.
Voor vragen bij deze verklaring en ons beleid kan u steeds contact opnemen met onze interne verkoopdienst: info@eurofresh.be. Voor vragen die meer zijn dan een vraag om inlichtingen kunnen wij u vragen u te identificeren, zodat wij zeker zijn dat wij de gevraagde informatie en gegevens aan de juiste persoon verstrekken.
Eurofresh verzamelt en verwerkt gegevens over u wanneer u als klant op ons een beroep doet voor leveringen van goederen of wanneer u op een andere manier met ons contact opneemt. Die activiteiten vatten we samen onder de noemer “klantenbeheer” en betreffen met name de uitvoering van de contracten die wij met u sluiten.
Bent u leverancier, dan verwerken wij uw gegevens of die van uw contactpersonen in het kader van de levering van producten of diensten, voor het generieke doeleinde “leveranciersadministratie”. In dat geval is het ook mogelijk dat wij uw gegevens meenemen in onze werkplanning, samen met de gegevens van onze eigen medewerkers.
Verder verwerken wij uw gegevens, als klant of als leverancier, bij het opmaken van facturen en andere boekhoudkundige documenten. Dit vormt het doeleinde “boekhouding”.
Daarbij kunnen wij u ook contacteren om u informatie te verstrekken over de producten en diensten die onze logistieke partner Horeca Van Zon levert, waarvan op verzoek: info@eurofresh.be een overzicht kan worden bekomen. Tot slot kan het zijn dat wij gegevens over u verwerken omdat dat van belang is of kan zijn voor onze activiteiten, bijvoorbeeld om op uw advies of diensten beroep te kunnen doen. Deze activiteiten omschrijven we als “communicatie” of “public relations”.
Het gaat over de gegevens die u ons meedeelt en die wij nodig hebben voor de levering van de bestellingen waarvoor u op ons beroep doet, zoals uw naam, adres, e-mailadres en professionele gegevens, zoals bedrijfsnaam en BTW-nummer, en alle andere gegevens in dat verband. Meestal geeft u ons die gegevens rechtstreeks door, maar het is ook mogelijk dat wij die gegevens verkrijgen van onze partner Horeca Van Zon of andere partijen waar u mee samenwerkt.
De gegevens kunnen ook betrekking hebben op uw interesses in of plannen voor een toekomstig project.
Van leveranciers kunnen wij bepaalde gegevens verwerken om ons toe te laten de werken goed in te plannen. Het gaat daarbij dan om de beschikbaarheid en aanwezigheid, alsook het type werken.
Financiële gegevens verwerken wij in het kader van de boekhouding. Gegevens over uw functie en activiteiten worden verwerkt in het kader van communicatie of public relations.
Uw gegevens verzamelen wij wanneer u daartoe (papieren dan wel elektronische) formulieren invult. Soms gebeurt dat via een gesprek, telefonisch contact of mailuitwisseling.
Normaal verkrijgen wij die gegevens rechtstreeks van u. Soms kan het ook zijn dat wij ze onrechtstreeks verkrijgen. Dat is het geval met gegevens over medewerkers van leveranciers die we bekomen van de leveranciers zelf. Ook bij direct marketing komt het voor dat wij uw gegevens verkrijgen bij derden. Waar we uw gegevens hebben gehaald delen wij u dan mee.
Als u onze website bezoekt, maken wij daarbij gebruik van cookies waarover u meer informatie kan vinden op onze cookiepolicy www.eurofresh.be/cookiepolicy. Dat doen wij in het bijzonder om de inhoud en het gebruiksgemak van die website zoveel mogelijk af te stemmen op u als gebruiker ervan. Daarnaast verwerken wij uw gegevens om te voldoen aan de verplichtingen die voortvloeien uit het ter beschikking stellen van een website en de inhoud ervan en om u in staat te stellen om gebruik te maken van de interactieve toepassingen en diensten op deze website.
In beginsel verzamelen en verwerken wij uw gegevens op basis van de contractuele relatie die wij met u hebben als gevolg van uw opdracht en het contract dat wij met u sluiten. Dat is ook de grondslag voor de verwerking van gegevens over leveranciers en voor de verwerking “boekhouding”.
Waar de verwerking niet noodzakelijk is om de contractuele relatie uit te voeren, zoals bij direct marketing en communicatie/public relations, is ze gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen als onderneming, in het bijzonder de vrijheid van onderneming en informatie. Daarbij zorgen wij er steeds voor dat er tussen onze en uw belangen een evenwicht bestaat, bijvoorbeeld door u een recht van verzet toe te kennen.
Uw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt in het kader van klantenbeheer, leveranciersbeheer, boekhouding en communicatie/public relations door de dienst/verantwoordelijke die instaat voor deze activiteiten. Uw gegevens worden doorgegeven aan onze logistieke partner Horeca Van Zon met als doel de correcte uitlevering en facturatie van de aan u geleverde goederen.
Soms zijn wij verplicht om gegevens over u door te geven. Dat is met name het geval wanneer wij hiertoe wettelijk worden verplicht of wanneer overheidsinstanties die daartoe het recht hebben, bij ons gegevens opvragen. In dat geval gaan wij na of aan de voorwaarden om gegevens op te vragen is voldaan.
Uw gegevens worden in beginsel niet doorgegeven naar derde landen of internationale organisaties. Dat kan mogelijks gebeuren in het kader van contracten voor cloud services die wij sluiten. Dan worden uw gegevens mogelijk opgeslagen op servers in derde landen waar in beginsel enkel wij toegang toe hebben. In dat geval zorgen wij ervoor dat de provider van die diensten gevestigd is in een derde land met een adequaat beschermingsniveau of dat er met die provider een overeenkomst ter bescherming van uw rechten wordt gesloten.
U kan de gegevens die wij over u verwerken, steeds inkijken en, indien nodig, laten verbeteren of wissen Daartoe volstaat het dit aan te vragen bij de Interne verkoopdienst: info@eurofresh.be met een bewijs van uw identiteit. Die vragen wij om te verhinderen dat uw gegevens worden meegedeeld aan iemand die daar geen recht op heeft.
Indien u het niet eens bent met de manier waarop Eurofresh uw gegevens verwerkt, kan u steeds een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.privacycommission.be), Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel.
Eurofresh behoudt zich het recht voor om deze verklaring en/of dit beleid te wijzigen. Wijzigingen zullen via de website aan gebruikers worden gemeld.